ADE SUDRAJAT

TEKNIK INFORMATIKA

• ABSTRAK

Perkembangan ilmu dan teknologi di era globalisasi pada era saat ini dapat membawa pengaruh besar terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan. Kemajuan teknologi informasi saat ini meminta sebuah perusahaan swasta ataupun pemerintahan untuk memanfaatkan sistem digital atau dengan menggunakan teknologi untuk mempercepat proses pekerjaan. Dalam suatu perusahaan baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatan tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat. Dengan banyaknya jumlah surat yang dibuat dan diterima oleh bagian pengarsipan, maka pencarian data atau arsip akan tidak efesien dalam hal waktu, tenaga dan biaya. Dengan memanfaatkan teknologi berbasis website bisa memungkinkan penyimpanan arsip surat masuk dan arsip surat keluar bisa dilakukan dengan mudah, akurat dan tahan lama tidak termakan waktu meskipun sudah beberapa tahun yang lalu. Penyimpanan arsip-arsip tersebut berupa file atau softcopy dengan disertai kode-kode tertentu sehingga memungkinkan kemudahan dan kecepatan dalam hal pencarian dan tidak rusak dimakan waktu. Kata Kunci: Arsip, teknologi, website.

• PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan ilmu dan teknologi di era globalisasi saat ini dapat membawa pengaruh besar terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan. Pengaruh dari perkembangan teknologi tersebut bisa dirasakan di perusahaan swasta maupun pemerintahan. Banyak manfaat yang bisa dirasakan dari perkembangan teknologi tersebut yaitu pengolahan data bisa dilakukan secara cepat, tepat dan akurat. Dengan memanfaatkan bantuan teknologi, segala proses pengolahan data dalam sistem bisa dilakukan diberbagai tempat yang berbeda sehingga bisa lebih efekif dan efisien. Kemajuan teknologi informasi saat ini meminta sebuah perusahaan swasta ataupun pemerintahan untuk memanfaatkan sistem digital atau dengan menggunakan teknologi untuk mempercepat proses pekerjaan (Supriadi, Indrayani, & Trysda, 2018a).Dalam suatu perusahaan baik swasta atau pemerintahan dalam melakukan kegiatan tidak terlepas dari kegiatan surat menyurat, pengurusan surat termasuk kegiatan penting yang haru dilakukan oleh suatu perusahaan swasta atau pemerintahan dan kegiatan pengurusan surat tiap instansi memiliki cara yang berbeda. Kegiatan surat menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh-sungguh, karena isi surat pada perusahaan akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari suatu organisasi, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat yang baik dalam suatu organisasi, perusahaan atau instansi (Irawan, 2018).Dengan banyaknya jumlah surat yang diterima oleh bagian pengarsipan, maka pencarian data maupun dokumen akan tidak efisien dalam segi waktu dan tenaga. Pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar yang selama ini masih dilakukan secara konvensional/manual yakni berbentuk hardcopy atau lembaran-lembaran kertas yang dapat menyulitkan dalam hal pencarian arsip apabila dibutuhkan sewaktu-waktu. Surat masuk atau surat keluar yang diarsipkan beberapa tahun yang lalu tentu lebih sulit dicari jika menggunakan cara penyimpanan konvensional berupa hardcopy dan lembaran lembaran kertas. Dengan memanfaatkan teknologi berbasis website, penyimpanan arsip surat masuk dan arsip surat keluar bisa dilakukan dengan mudah, akurat dan tahan lama tidak termakan waktu meskipun sudah beberapa tahun yang lalu. Penyimpanan arsip arsip tersebut berupa file atau soft copy dengan disertai kode-kode tertentu sehingga memungkinkan kemudahan dan kecepatan dalam hal pencarian dan tidak rusak dimakan waktu (Ahmad, 2017).

Pengolahan data surat masuk dan keluar di PT. Arsynergy masih menggunakan sistem manual dalam pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar, dimana pencatatan nomor surat masih dalam bentuk buku agenda. Penerapan sistem tersebut, menjadikan manajemen surat masuk dan surat keluar di PT. Arsynergy kurang efektif dan efisien. Diantaranya dalam hal pencarian dokumen-dokumen yang sudah lama tersimpan di file folder menjadi sulit, dikarenakan harus membuka satu persatu data-data lama yang tersimpan, hal itu membutuhkan waktu yang relatif lebih lama untuk mencari dokumen dokumen yang dibutuhkan dikarenakan surat masuk dan surat keluar tersimpan di filling cabinet dan tertumpuk tidak tersusun rapih.

Maka berdasarkan masalah yang diuraikan diatas, penulis tertarik untuk melakukan perancangan aplikasi surat masuk dan surat keluar berbasis web pada PT. Arsynergy menggunakan mysql dan materialize. Diharapkan menghasilkan sistem informasi yang dapat mengelola surat masuk dan surat keluar yang dapat menyelesaikan masalah yang ada saat ini.

1.2. Perumusan Masalah

Adapun yang menjadi rumusan masalah dalam penulisan ini adalah :

1. Perlunya aplikasi agar dapat membantu PT. Arsynergy memudahkan pengarsipan,

pencarian dokumen lebih cepat.

2. Bagaimana membuat sistem pengelolaan surat masuk dan keluar di PT. Arsynergy secara terkomputerisasi (Bibit & Sukadi, 2015).

1.3. Batasan Masalah

Penelitian dilaksanakan pada PT. Arsynergy SCBD Jakarta lantai 21. Perancangan sistem ini menggunakan teknologi berbasis web dengan tools yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah PHP, Materialize, MySql dan software pendukung lainnya. Tahap pengumpulan data dengan melakukan observasi, wawancara, dan dokumentasi, metode yang peneliti pakai adalah metode waterfall.

1.4. Tujuan Penelitian

Berdasarkan dari uraian latar belakang dan perumuan masalah diatas, maka tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Untuk membangun aplikasi sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada PT. Arsynergy untuk mempermudah dalam hal pengarsipan dan pencarian dokumen.
2. Mengembangkan sistem pengelolaan dokumen surat masuk dan surat keluar berbasis website menggunakan Materialize untuk sistem yang efisien dan responsive.

• METODE PENELITIAN

2.1. Metode Waterfall

Model Waterfall merupakan salah satu model pengembangan perangkat lunak yang ada didalam model SDLC (Sequencial Development Life Cycle). SDLC atau Software Development Life Cycle atau sering juga disebut System Development Life Cycle adalah suatu proses mengembangkan atau mengubah suatu sistem perangkat lunak dengan menggunakan model-model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem-sistem dari perangkat lunak sebelumnya, berdasarkan best practice atau cara-cara yang sudah teruji dengan baik (Udi & Firmansyah, 2018).Peneliti menggunakan metode waterfall, adapun alasan menggunakan metode ini karena metode waterfall melakukan metode sistemastis dan berurutan dalam membangun suatu sistem. Proses metode waterfall pada pengerjaan dari suatu sistem dilakukan secara berurutan, yang di implementasikan melalui beberapa tahap.

2.2. Perencanaan

Tahap perencanaan dilakukan dengan melakukan observasi, wawancara dan dokumentasi untuk mengumpulkan data yang berkaitan sistem pengarsipan surat masuk dan keluar di PT. Arsynergy Jakarta. Penelitian ini dilakukan di PT. Arsynergy dengan mempelajari sistem pengarsipan surat di instansi tersebut, analisis ini sebagai dasar pengembangan sistem yang di harapkan bermanfaat untuk PT. Arsynergy. Tahap perencanaan dilakukan menggunakan metode pengumpulan data, sebagai berikut:

1. Observasi

Mempelajari sistem pengarsipan yang berjalan di PT. Arsynergy Jakarta melalui laporan surat masuk dan surat keluar.

2. Wawancara Metode ini bertujuan untuk menggali informasi lebih lanjut tentang penelitian permasalahan yang terjadi di PT. Arsynergy. Dimana peneliti dan narasumber berhadapan antar muka, berkomunikasi langsung secara lisan bertujuan untuk mendapatkan informasi lebih jelas dan tepat.
3. Dokumentasi

Merupakan suatu cara yang digunakan untuk mencari hal-hal atau informasi yang berupa catatan, buku dan lain sebagainya.

2.3. Analisis Kelemahan Sistem

Tahap pertama yang dilakukan untuk menganalisa data dengan mengidentifikasikan kendala atau permasalahan yang terjadi dalam sistem lama. Surat merupakan sarana penting dalam setiap perusahaan. Setiap aktifitas yang berkaitan dengan surat menyurat harus di arsipkan atau didokumentasikan dengan baik (Ilsan, 2014). Pada saat ini prosedur yang diterapkan oleh PT. Arsynergy masih menggunakan sistem manual, sistem pengelolaan surat yang dilakukan secara manual dapat menyebabkan lambatnya dalam hal pencarian arsip atau dokumen, butuh waktu yang lama.

2.4. Analisis Kebutuhan Sistem

Menurut (Putro, 2018) analisis kebutuhan sistem dibagi menjadi dua, yaitu analisis kebutuhan fungsional dan analisis kebutuhan non-fungsional. Hasil yang dapat diperoleh dari analisis kebutuhan fungsional sebagai berikut:

1. Perlu adanya dokumen atau surat tertulis yang akurat disetiap bagian surat.
2. Data dan dokumen harus akurat dan mudah dipahami
3. Dibutuhkan perancangan sistem informasi baru dengan database yang terintegrasi

berbasis web, agar mempermudah mengakses data dan informasi perusahaan. Sedangkan analisis kebutuhan non-fungsional terbagi menjadi dua, yaitu kebutuhan perangkat lunak dan perangkat keras untuk mengembangkan sistem.

Pada analisis kebutuhan sistem, diidentifikasikan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang mampu digunakan untuk menerapkan sistem yang akan dibuat.

2.5. Analisis Kebutuhan User

Analisis kebutuhan user merupakan gambaran fungsionalitas yang di sediakan sistem untuk pengguna, antara lain :

a. Penggunaan fitur-fitur pada sistem mudah digunakan oleh user.

b. Sistem dapat membantu pembuatan laporan jumlah surat masuk dan keluar.

c. Sistem dapat membantu dalam pengarsipan surat dengan tepat dan rapih.

d. Sistem dibuat berdasarkan kebutuhan klasifikasi user.

Kebutuhan user dapat digambarkan mengunakan use case diagram, actor yang terlibat pada sistem ini adalah bagian pengelola surat masuk dan surat keluar. Pengelola surat dapat melakukan seluruh fungsi yang disediakan oleh sistem.

merupakan gambar use case diagram untuk sistem pengarsipan. Setiap actor harus melakukan login terlebih dahulu untuk masuk ke sistem. Setelah actor login, maka actor dapat mengunakan fungsi-fungsi sistem yang disediakan. Fungsi yang disediakan oleh sistem untuk aktor yaitu:

1. Actor dapat menambah dan mencatat nomor surat masuk atau keluar.
2. Actor dapat mengedit surat masuk dan keluar apabila terjadi kekeliruan data.
3. Actor dapat menghapus surat masuk dan surat keluar.
4. Actor dapat mengupload surat masuk dan surat keluar
5. Actor dapat mencetak surat masuk dan surat keluar.

• HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1. Uraian Umum Aplikasi Arsip Surat Menyurat

Sistem informasi arsip surat menyurat PT. Arsynergy adalah suatu sistem manajemen surat menyurat yang harus disimpan atau diarsipkan. Semakin lama surat surat yang harus diarsipkan semakin banyak dan beragam jenisnya. Oleh sebab itu diperlukan suatu manajamen kearsipan yang baik, yang membantu proses pengarsipan menjadi lebih cepat dan efesien.

Dengan menggunakan teknologi informasi yang tepat dan baik, keuntungan yang bisa didapatkan adalah :

1. Proses pengarsipan menjadi mudah dan cepat.
2. Proses pencarian data lebih cepat.
3. Dokumentasi rapih.

Aplikasi surat menyurat berbasis web dapat diakses oleh staf office sebagai user umum dengan melakukan login., admin sebagai user yang mempunyai hak penuh dalam pengelolaan aplikasi surat, user dapat menginput surat masuk atau surat keluar, mengedit atau menghapus data yang ada di dalam database dan user bisa mengupload serta mencetak surat.

3.2. Implementasi

Form yang telah di implementasikan dari aplikasi surat menyurat di PT. Arsynergy yaitu :

3.2.1. Menu Login

Menu login merupakan tampilan awal ketika user ingin menggunakan aplikasi surat menyurat. Tampilan awal ini memperlihatkan kolom username dan password sebagai akses untuk masuk ke sistem aplikasi surat masuk dan keluar.

3.2.2. Menu Utama

Menu utama adalah menu yang akan tampil ketika login user berhasil dilakukan. Dalam menu utama terdapat beberapa tampilan menu input unuk melakukan pengarsipan surat. Aplikasi akan menampilkan :

-Tab Beranda

-Tab transaksi surat

-Tab buku agenda

-Tab galeri file

-Tab referensi

-Tab pengaturan

-Tab profil

-Kolom jumlah surat masuk dan surat keluar yang ada didatabase

-Kolom disposisi

-Kolom jumlah klasifikasi surat

-Kolom pengguna aplikasi

• KESIMPULAN

Berdasarkan dari hasil pengujian aplikasi yang di lakukan oleh bagian pengelolaan surat menyurat dapat di ambil kesimpulan bahwa perancangan aplikasi surat masuk dan surat keluar dapat membantu dalam hal pengelolaan pengarsipan di PT. Arsynergy menjadi lebih baik, dalam hal pencarian surat menjadi lebih cepat tidak membutuhkan waktu lebih dari 5 (lima) menit dan aplikasi sudah sesuai dengan yang di inginkan oleh pihak PT. Arsynergy. Perancangan aplikasi menggunakan Materialize memberikan tampilan website yang menarik, responsive dan tampilan website yang modern. Class yang ada pada materialize cukup lengkap, mulai dari tampilan layout yang digunakan hingga berbagai warna teks dan variasi.

(Ferdy – 21 – 04 – 2022)